Klachtenbrief Voorbeeld

Welkom op KlachtenbriefVoorbeeld.nl. Hier kunt u een voorbeeld van een klachtenbrief vinden en enkele handvatten voor bij het schrijven. Omdat het soms lastig kan zijn om, ondanks uw begrijpelijke boosheid en frustratie, een objectieve klachtenbrief te schrijven wordt u op deze site daar een handje mee geholpen, zo stelt u aan de hand van een voorbeeld en tips zelf gemakkelijk een goede brief op.


Probeer hoe dan ook altijd beleefd te blijven, hoewel de neiging boos te worden goed te begrijpen is zult u daar uiteindelijk waarschijnlijk weinig mee bereiken. Bedenk daarnaast dat de ontvanger van de brief vaak niet de kwaaddoener is.
Om er zeker van de te zijn dat u een inhoudelijk goede brief schrijft, wordt het van harte aanbevolen om te kijken naar de tips voor het schrijven van een sterke klachtenbrief. Onderaan deze pagina kunt u tips vinden. Voor de opbouw van uw brief kunt u gebruikmaken van een gratis voorbeeld. Aan de hand hiervan kunt u zelf uw eigen klachten formuleren maar beschikt u over een goede, zakelijke, opmaak van uw brief. Een voorbeeldbrief voor het formuleren van uw klachten kunt u op deze pagina vinden.

Enkele tips voor uw eigen klachtenbrief

Een klachtenbrief is een zakelijke brief, zo dient u de brief dus ook te schrijven. U zult inmiddels waarschijnlijk enigszins (of heel erg!) gefrustreerd geraakt zijn met het bedrijf dat u wilt aanschrijven. Hoewel het niet erg is als uw frustratie kenbaar wordt in de brief dient u ervoor te zorgen dat de klachtenbrief geen emotioneel betoog wordt, maar juist een zakelijk en objectief betoog.

Geef duidelijk aan waar het om gaat.
Laat meteen aan het begin van uw brief weten wat de reden van uw schrijven is. Zorg ervoor dat u hierbij een eventueel dossiernummer, klantnummer of een plaats en datum vermeldt wanneer dit van toepassing is.

Beschrijf objectief het probleem en de consequenties.
U bent boos en u wilt klagen, dat wil echter nog niet zeggen dat het een goed idee is om per brief te gaan schelden, in tegendeel. Probeer op een zo objectief mogelijke wijze uw klacht uiteen te zetten, geef hierbij ook het gevolg van de klacht aan. Hierdoor wordt het duidelijker wat de ernst van de klacht is. Wanneer u bijvoorbeeld mede deelt dat “uw telefoon beschadigd is” dan is dit een stuk minder duidelijk dan wanneer u zegt dat “uw telefoon beschadigd is waardoor ik geen gesprekken meer kan voeren”.


Laat duidelijk weten wat u verwacht.
U schrijft uw klachtenbrief met een zekere verwachting dat er wat aan uw klacht gedaan wordt. De makkelijkste oplossing voor de instelling om u weer tevreden te krijgen is door u te geven wat u vraagt. Stel daarom zelf een oplossing voor die u redelijk lijkt en die volgens u recht doet aan de situatie en waar beide partijen zich in kunnen vinden.

Blijf beleefd en sluit beleefd, doch dringend af.
Geef het in de laatste zin van uw klachtenbrief duidelijk aan wanneer u een reactie verwacht en wanneer u een reactie verwacht. Mocht u eventuele andere stappen overwegen, stel de lezer daarvan op de hoogte en laat weten per welke termijn u deze stappen zult gaan ondernemen bij uitblijven van een tot tevredenheid stemmende reactie.
Ter afsluiting van de brief gebruikt u een beleefde afsluiting. Hierbij kunt u denken aan “met vriendelijke groeten”, of “Hoogachtend”.